T.C.

KARADENİZ EREĞLİ BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ

MADDE 1-    Bu yönetmeliğin amacı; Karadeniz Ereğli Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

KAPSAM

MADDE 2-    Bu yönetmelik, Karadeniz Ereğli Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

DAYANAK

MADDE 3-    Bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve diğer yürürlükteki mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR

MADDE 4-    Bu yönetmelikte geçen,

            Belediye         : Karadeniz Ereğli Belediyesini,

            Başkanlık        : Karadeniz Ereğli Belediye Başkanlığını,

            Müdürlük        : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

            Personel          : Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli,

            Meclis             : Karadeniz Ereğli Belediye Meclisini,

            Encümen         : Karadeniz Ereğli Belediye Encümenini,

            Komisyon       : Karadeniz Ereğli Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Personel, Teşkilat ve Bağlılık

TEŞKİLAT

MADDE 5-

1- Yazı İşleri Müdürlüğünün teşkilat yapısı.

            a) Müdür

            b) Yazı İşleri Birimi

                 - Meclis

                 - Encümen

                 - Evrak Kayıt

            c) İnsan Kaynakları Birimi

            d) Evlendirme Memurluğu

            e) Bilgi Edinme Birimi

2- Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı.

            a) Müdür

            b) Şef

            c) Memurlar

            ç) İşçiler

            d) Hizmetli Personel

            e) Diğer Personel

3- Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde; birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Müdürün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile hizmet gereği görevlendirilme yapılabilir.

4- Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu şefler dahil olmak üzere yönetici yardımcısı ve büro sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

BAĞLILIK

MADDE 6-    Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

MADDE 7-

1. Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
2. Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
3. Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,
4. CİMER ile ilgili görevleri,
5. Bilgi Edinme ile ilgili görevleri,
6. Çözüm Masası ile ilgili görevleri,
7. Evlendirme işlemleri ile ilgili görevleri,
8. İnsan Kaynakları ve eğitim ile ilgili görevleri,
9. Diğer görevleri,

1-        Belediye Meclisi İle İlgili Görevleri

1. Belediye Başkanı ve Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
2. Meclis toplantı gündeminin zabıta memurları aracılığı ile 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21.maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak
3. Bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların birer adet fotokopileri ile birlikte teslim edilmesini sağlamak.
4. Belediye Meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak,
5. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16.maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,
6. Meclis üyelerinin meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini saklamak.
7. Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine                   imzalatmak ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 23.maddesine göre belediye başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere meclise iade edilmeyen kararları Belediye Başkanlığına onaya göndermek, onaydan sonra gelen meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe, bilgi için Kaymakamlığa göndermek.
8. Belediye meclis üyelerine gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için ilgili müdürlüğüne göndermek.

2-   Encümen İle İlgili Görevleri

1. Belediyemiz birimlerinin ilgili Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanından havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak.
2. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 35.maddesine göre haftada bir gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
3. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.
4. Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için ilgili müdürlüğüne göndermek.

      3- Genel Evrak Kayıt İle İlgili Görevleri

1) Gelen Evrak bölümü ile ilgili görevler aşağıdaki gibidir:

a) Belediyeye tüm özel ve tüzel kişilerden şahsen, KEP, posta, faks, kurye, kargo, tebligat, vb. yollarla gelen tüm başvuruları EBYS ortamında dokümanlaştırarak ilgili müdürlüklere havalesinin gerçekleştirilmesini sağlar.

b) EBYS sistemi üzerinden kaydı yapılan ve havale ettirilen fiziksel evrakların ilgili müdürlüğe ulaştırılmasını sağlar.

(2) Giden Evrak Bölümü ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Kurum dışına gönderilecek evrakı, mümkün olması halinde en ekonomik yolu seçerek (posta, kurye, KEP, EBYS vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara zimmetle teslimini sağlar.

c) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

ç) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

4- CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) İle İlgili Görevleri

CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) Sistemi üzerinden Belediyemize yönlendirilen başvuruları ilgili Müdürlüklere havale ettirmek ve Müdürlüklerce verilen cevap yazılarını sistem üzerinden sonuçlandırmak.

5- Bilgi Edinme İle İlgili Görevleri

4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik gereğince gerekli iş ve işlemleri yürütmek.

6- Çözüm Masası İle İlgili Görevleri

Bilgisayar teknolojisi ve telefon vb. iletişim araçları ile Kdz. Ereğli Belediye Başkanlığı Çözüm Masasına müracaat edenlerin her türlü dilek, istek öneri ve şikayetleri kayıt altına alarak, her türlü dilek, istek öneri ve şikayetler konularına göre tasnif edilerek ilgili müdürlüğe iletmek ve cevabını takip ederek, sonucu başvuru sahibine bildirmek.

7- Evlendirme İşleri İle İlgili Görevleri

                 a) Resmi nikâh başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak,

                 b) Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,

                   c) İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü vermek, Belediye Başkanının yetki verdiği yetkililerce nikah akdinin yapılmasını sağlamak,

d) Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek,

                 e) Kdz. Ereğli Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,

                   f) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

8- İnsan Kaynakları ve Eğitimi İle İlgili Görevleri

1- İnsan Kaynakları İle İlgili Görevleri;

1. a)Memur personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadro değişikliği,
2. b)Açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapılması, talep dilekçelerinin incelenip sonuçlandırılması, göreve başlayış işlemlerinin yapılması,
3. c)Memur personelin derece terfi ve kademe ilerlemesi, terfi tarihlerini belirten listelerin takibi, maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespiti,
4. d)Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum, mazeret) sonrası göreve başlayış ve             görevden ayrılış işlemlerinin yapılması,
5. e)Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasının ve bilgilerin muhafazasının sağlanması,
6. f)Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (S.S.K.,Bağ-Kur,Tahsil değişikliği, Askerlik süresi ve diğer mazerete dayalı süreler) işlemlerinin yapılması,
7. g)İlk ataması yapılacak memur personelin ilk işe giriş evraklarının temin edilerek atamasının yapılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
8. h)Memur personelin fasılalar ile düzenlenmiş olan özlük dosyasında muhafazası gereken evrakların konu ve içeriklerinin esas alınarak arşivlenmesi,
9. i)Belediyemizden naklen giden ve Belediyemize naklen atanan memur personelin özlük dosyalarının gittikleri kuruma devren gönderilmesi, gelenlerin ise dosyalarının teslim alınması,
10. j)Mal Bildirim Formunun süresi içerisinde alınmasının sağlanması.
11. k)Bilgi Formu (ilk işe giriş) düzenlenmesini sağlayıp muhafaza edilmesi,
12. l)Emeklilik hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması,
13. m)Hizmet Belgelerinin düzenlenmesi,
14. n)Memurların özlük dosyalarının korunması ve kurum sicil numarası esasına göre düzenlenerek arşivlenmesi,
15. o)İzne ayrılan müdürlerin izinli olduğu süre içinde görevini yürütecek personelin görevlendirme işlemlerini yapılması,
16. p)Müdürlüklerin önerileri üzerine adaylıkta bir yılını tamamlayan başarılı memur adayların asaletlerinin tasdikini, başarısız olan adaylarında ilişiklerinin kesilmesi işlemlerini yapmak,
17. q)Vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanması ve sağlık yardımına ilişkin işlemlerin yapılması,
18. r)Personelin özlük hakları ve emeklilikle ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığından görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek,
19. s)Stajyer ve hizmetli personele görev verilerek takibinin yapılması,
20. t)Memurların özlük haklarına ilişkin çeşitli kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerine gerekli yazışmalarla cevap verilmesi,
21. u)Özlük dosyalarının nakil, emeklilik, vefat, istifa vb. durumlarda sicil numarası sırası gözetilerek arşivlenerek muhafaza edilmesi,
22. v)Memur personelin Hizmet Görev Belgesi talebi karşılanması.
23. w)Memur personelin hizmet sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gerekli mevzuatın uygulanması,
24. x)Açıktan Atanma, Kadro İhdas ve Kadro Derece Unvan değişiklikleri ile ilgili yazışmalarının yapılması,
25. y)5393 Sayılı Belediye Kanunun 49.maddesine göre sözleşmeli personel çalıştırılması hakkında gerekli işlemlerin yapılması,
26. z)İşçi personelin görevlendirme, emeklilik, hizmet akdi feshi, mahkeme yazışmaları, kadro değişiklikleri gibi özlük işlerinin yapılması,
27. aa) Engelli işçi, eski hükümlü ve terör mağduru kontenjanlarına alınacak işçilerin yasal çerçevede alım işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
28. bb) Yeni işe alınan, işten ayrılan ve kadro değişikliği olan personelin işçi giriş ve çıkış bildirimlerinin her ay düzenli olarak yapılması,
29. cc)Yıllık izin onaylarını düzenleyip, tetkik edilerek onaylanması ve kayıtlara işlenmesi,
30. dd) İşçi Disiplin Kurulunu oluşturmak, disiplin kuruluna gönderilen evrak işlemlerini takip ederek gerekli iş ve işlemlerin yapılması.
31. ee)Çeşitli nedenlerden dolayı işten ayrılan işçi, memur ve diğer personelin işlemlerinin onaya sunulması,
32. Belediye personelinin mesaiye devam-devamsızlığının denetlenmesi, mesaiye riayet etmeyenlerin tespit edilmesi ve haklarında gerekli işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
33. gg) Belediye ve Sendikalar ile ilgili yazışmalar ve Toplu Sözleşmelerin yapılması,
34. hh) İşçi Sağlığı, İş Güvenliği Kurulu yazışmalarının hazırlanması,
35. 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu ve diğer yasa, yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirmekle sorumludur.

      2) Eğitim ile ilgili görevleri

a) Eğitim planı

Hizmet içi eğitimden beklenen amaçların gerçekleştirilmesi için izlenecek yolları gösteren eğitim politikasına ilişkin düzenlemeler, Müdürlüğün teklifi üzerine Başkan tarafından tespit edilir. Belirlenen politika çerçevesinde, diğer birimlerin görüşleri ile mevcut verilere göre belirlenecek ihtiyaçlar ve olanaklar göz önünde bulundurulmak suretiyle bir yıllık eğitim planları yapılması sağlanır.

b) Hizmet içi eğitim

Belediye personelinin, görevleri ile ilgili olarak personelin eğitim, ihtiyaç ve türüne göre, pratik ve teorik bilgi düzeylerinin artması amacı ile hizmet içi eğitim programları düzenlemek. Bu Programlarla, Belediye Personelinin üst görevlere hazırlanması ile hizmette verimlilik, etkinlik ve toplam kalitenin sağlanması amaçlanmaktadır. Bu kapsamda personelin Belediye bünyesinde ve/veya şehir dışında mahalli idare derneklerinin organize ettikleri eğitim seminerlerine katılmaları sağlanır. Belediye tarafından hizmet içi eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi sağlanır.

c) Eğitim programı

1. a)Eğitim planı çerçevesinde; eğitim konularını, eğitime tabi tutulacakları, gösteren yıllık eğitim programı hazırlanması.
2. b)Müdürlüğün, diğer birimlerinde görüşlerini alarak hazırlayacağı yıllık eğitim Programı Başkanın onayı ile yürürlüğe konulur.
3. c)Stratejik Plan kapsamında Müdürlüğün performans kriterlerinin takibi yapılır.

9) Diğer görevleri

1. Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları yapmak.
2. Belediyemize ait lojmanların kurum personeline tahsisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
3. Belediyemiz Plaj Tesislerinde bulunan Kamp Evlerinin personele tahsisi ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek.

MÜDÜRLÜĞÜN YETKİSİ

MADDE 8- Yazı İşleri Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevler ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanarak diğer kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU

MADDE 9- Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 10-

1. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
2. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
3. Başkanlıktan gerek meclise gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
4. Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.
5. Başkanlıktan encümene gönderilen evrakların zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.
6. Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
7. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.
8. h)Belediyenin istihdam yönetimi, işgücü planlaması ve organizasyonu performans değerlendirme, öneri ödül sistemi, kurum personeline yönelik hizmet içi eğitim ve diğer eğitim faaliyetlerini yasal mevzuat çerçevesinde yönetimce belirlenmiş genel politika ve prensiplere uygun olarak planlamak, organize etmek ve yürütmek, bu amaçla öneriler hazırlamak, araştırmalar yapmak,
9. i)Tüm birimlerin uyum içinde çalışabilmesi için eleman seçim ve yerleştirmesini yapmak,
10. j)Kendisine bağlı elemanların eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve eğitimleri sağlamak sureti ile birim içi verimi artırmak,
11. k)Personele yönelik verimi artırıcı çalışmalar yapmak,
12. l)Stratejik plan, performans programı, yıllık bütçe, faaliyet raporu ve iç kontrol sistemi çalışmalarını yürütmek.

ŞEFİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 11-

1. 1.Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
2. 2.Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
3. 3.Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
4. 4.Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,
5. 5.Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
6. 6.Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
7. 7.Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
8. 8.Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
9. 9.Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
10. 10.Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
11. 11.Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,
12. 12.Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak
13. 13.Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
14. 14.Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,

MEMURLARIN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 12-

1. 1.Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren konuları boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek,
2. 2.Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak,
3. 3.Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak,
4. 4.Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
5. 5.Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek,
6. 6.Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak,
7. 7.Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
8. 8.Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak,
9. 9.Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı

       almak, gelen evrak defterine kaydetmek,

1. 10.Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak,

HİZMETLİLERİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 13-

a) Müdürlüğün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

b) Belediye içi ve dışı evrakların dağıtımını yapar.

YAZI İŞLERİ BİRİMİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 14-

1. a)Belediye Meclis çalışmaları ile ilgili görevleri, bu yönetmeliğin 7. maddesinin 1.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
2. a)Belediye Encümen çalışmaları ile ilgili görevleri, bu yönetmeliğin 7. maddesinin 2.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
3. b)Genel Evrak Kayıt İle ilgili görevleri bu yönetmeliğin 7. maddesinin 3.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
4. c)CİMER ile ilgili görevleri bu yönetmeliğin 7. maddesinin 4.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
5. d)Bilgi edinme ile ilgili görevleri bu yönetmeliğin 7. maddesinin 5.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
6. e)Çözüm masası ile ilgili görevleri bu yönetmeliğin 7. maddesinin 6.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
7. f)Evlendirme İşleri ile ilgili görevleri bu yönetmeliğin 7. maddesinin 7.fıkrasında belirlenmiş esaslara göre yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.

İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM BİRİMİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 15-

a) Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri arasında bulunan insan kaynakları ve eğitim ile ilgili görevlerin zamanında hatasız yürütülmesinden sorumludur.

1. b)657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4857 sayılı İş Kanunu, kanun hükmünde kararname, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslara uymakla ve amirleri tarafından verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve görevlerini iyi ve doğru yürütülmesinden amirlerine karşı sorumludur.
2. c)Görevi ile ilgili mevzuatı, Belediye organlarının kararlarını ve mesleki bilgi, usul ve uygulamaları bilmek, onlara uymak ve gereği gibi uygulamak.
3. d)Görevli olduğu birimin düzeni, görevlerin yürütülmesi ve güvenlik ve gizliliğin sağlanmasından sorumludur.

BİLGİ EDİNME BİRİMİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 16-

4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında vatandaşların demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla;

1) "4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu" çerçevesinde oluşturulan Bilgi Edinme Birimi'nde, vatandaşların şahsen ya da posta ve internet aracılığıyla yaptığı başvuruları Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'nun Uygulamasına İlişkin Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmeliğin 14.maddesi doğrultusunda kontrol ettikten sonra kayıt altına alıp, ilgili birimlere sevk edilmesini sağlar.

2) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu'nun Uygulamasına İlişkin Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmeliğin 18. ve 20.maddeleri çerçevesinde ilgili birimlere gönderilen başvurulara cevap verilmesinin takibini yapar.

3)İlgili Müdürlük tarafından başvuru sahibine gönderilmiş olan cevap yazılarının bir nüshasını muhafaza eder. Sadece İnternet üzerinden yapılan başvuruların İlgili Müdürlükler tarafından hazırlanan cevap yazılarını elektronik ortamda başvuru sahibine bildirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

GÖREVİN PLANLANMASI

                        MADDE 17- Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ

                        MADDE 18- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapar.

ORTAK HÜKÜMLER

MADDE 19- Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

1. a)Tüm faaliyetlerde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,
2. b)Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,
3. c)Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır,
4. d)Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
5. e)Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
6. f)İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır, Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,
7. g)Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,
8. h)Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
9. i)Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
10. j)Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunmaz,
11. k)Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, korumak ve saklamakla yükümlü olduğu evrak, malzeme ve demirbaşları sağlam ve eksiksiz teslim eder,
12. l)Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir. Olumsuz bir durumda konu müdüre yansıtılır. Müdür bu hususta gerekli önlemleri alır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ

MADDE 20-

1. a)Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
2. b)Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
3. c)Müdür evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4. d)Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda, görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5. e)Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON

MADDE 21-

1. a)Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür.
2. b)Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Memur ve Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

GELEN GİDEN EVRAKLA İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER

MADDE 22-

1. a)Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
2. b)Gelen ve giden evrak kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

ARŞİVLEME VE DOSYALAMA İŞLEMLERİ

MADDE 23-

1. a)Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır, işlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
2. b)Müdürlüğe bağlı tüm birimlerde dosyalama işlemleri, Standart Dosya Planı kurallarına uygun olarak yapılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

DENETİM, PERSONEL DİSİPLİN HÜKÜMLERİ

MADDE 24-

1. a)Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2. b)Yazı İşleri Müdürü 1.Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
3. c)Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme vb. özlük işlemlerinin takibi yapılır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELİK

MADDE 25- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Belediye Meclisinin 07.06.2012 tarih 2012-12/129 sayılı meclis kararı ile kabul edilerek yürürlüğe giren Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER

MADDE 26- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

YÜRÜRLÜK

MADDE 27- Bu yönetmelik hükümleri Karadeniz Ereğli Belediye Meclisinin onayından sonra Belediye internet sayfasından yayımı ile yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 28-Bu yönetmelik hükümlerini Karadeniz Ereğli Belediye Başkanı yürütür.

Barbaros Hayrettin TABAK          Yüksel BAŞKAN                            Ayhan EROL