T.C.

KARADENİZ EREĞLİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

AMAÇ

MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

KAPSAM

MADDE 2- Bu yönetmelik Karadeniz Ereğli Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

DAYANAK

MADDE 3- Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve diğer yürürlükteki mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;

            a) Belediye                 : Karadeniz Ereğli Belediyesini,

b) Başkanlık               : Karadeniz Ereğli Belediye Başkanlığını,

c) Encümen                : Karadeniz Ereğli Belediye Encümenini,

d) Meclis                    : Karadeniz Ereğli Belediye Meclisini,

e) Müdürlük               : Özel Kalem Müdürlüğünü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Personel, Teşkilat ve Bağlılık

 

PERSONEL VE TEŞKİLAT

MADDE 5-

1- Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir.

a) Müdür

b) Şef

c) Memurlar

d) Koruma ve Şoförler

e) Hizmetli Personel

f) Diğer Personel

2- Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

            a) Müdür

b) Kalem Bürosu

       3- Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi, Yazı İşleri Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.

       4- Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu şefler dahil olmak üzere yönetici yardımcısı ve büro sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

BAĞLILIK

MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü Belediye Başkanına doğrudan bağlıdır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ

MADDE 7-

1. 1.Başkanın günlük programlarını yapmak.
2. 2.Başkana intikal eden sözlü yada yazılı talepleri günlük olarak takip etmek.
3. 3.Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.
4. 4.Başkanın özel ve resmi yazışmaları ile müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
5. 5.Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirerek ilgili birimlere sevk etmek, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazı veya sözlü olarak konuyu özetleyerek başkanın bilgisine sunmak.
6. 6.Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.
7. 7.Temsil, Ağırlama, Konaklama ve benzeri temsil gerektiren konularda 5393 Sayılı Belediye Kanununun 38.maddesinin (o) fıkrası ile Temsil, Ağırlama ve Tören Giderleri Yönetmeliği ile diğer mevzuat hükümlerine göre bütçeye konulan ödeneği kullanmak.

 

MÜDÜRLÜĞÜN YETKİSİ

MADDE 8- Özel Kalem Müdürlüğü bu yönetmelikte sayılan görevler ile Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanarak diğer kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 

MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU

MADDE 9- Özel Kalem Müdürlüğü Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 10-

1. 1.Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Belediye Başkanına karşı sorumludur.
2. 2.Randevu taleplerini ve davetiyeleri değerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.
3. 3.Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
4. 4.Müdürlüğünün harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin 1.disiplin amiridir.
5. 5.Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
6. 6.Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
7. 7.Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
8. 8.Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.
9. 9.Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitimlere katılmalarını sağlar.
10. 10.Stratejik plan, performans programı, yıllık bütçe, faaliyet raporu ve iç kontrol sistemi çalışmalarını yürütmek

ŞEFİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUĞU

MADDE 11-

1. 1.Müdürlüğün çalışma konularında kendi kısmı ile ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak,
2. 2.Görev ve çalışmaları yönünden biriminin müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
3. 3.Verimli çalışmanın sağlanması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip etmek ve uygulamak,
4. 4.Başkanlığın amaçlarını ve stratejilerini, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklamak, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı vermek ve uygulamaları kontrol etmek,
5. 5.Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlamak. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izlemek, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri almak,
6. 6.Haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlamak,
7. 7.Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasını yapmak,
8. 8.Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerini ve performans kriterlerini hazırlayıp amirine teklif etmek,
9. 9.Çalıştırdıkları görevlilerin iş bölümü esasları dahilinde, sorumluluklarını belirlemek ve bu görevleri benimsetmek,
10. 10.Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapmak, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik etmek,
11. 11.Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırmak,
12. 12.Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını sağlamak
13. 13.Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin etmek,
14. 14.Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya daha başarılı olmaya teşvik etmek,

MEMURLARIN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 12-

1. 1.Başkanlığın amaçlarını ve genel stratejilerini, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren konuları boyutuyla öğrenmek ve buna uygun tutum davranış sergilemek,
2. 2.Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmak,
3. 3.Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak,
4. 4.Müdürlüğün verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek,
5. 5.Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek,
6. 6.Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunmak,
7. 7.Vatandaşlardan gelen başvurularda onları yönlendirmek ve bilgilendirmek,
8. 8.Ayniyat kayıtlarını ve demirbaş zimmetlerini titizlikle tutmak,
9. 9.Birime gelen evrakın ekleriyle birlikte tam olup olmadığını kontrol etmek, imza karşılığı almak, gelen evrak defterine kaydetmek,
10. 10.Birimden çıkan evrak, doküman vb. yazışmaların resmi yazışma kuralları yönergesi esaslarına uygunluğunu kontrol ettikten sonra, giden evrak defterine kaydederek, ilgili yere gönderilmesi sağlamak,

BÜRO PERSONELİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

 

MADDE 13-

1. Büro personeli işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.

1. 2.Büro personeli bürosundaki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personeli denetler.
2. 4.Müdür evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
3. 5.Müdürlüğe gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale ve dosyalama işlemlerini yürütür.
4. 6.Müdürlüğe ait genelge, yönetmelik ve kararları personele tebliğ eder.
5. 7.Müdürlüğe ait işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması, personelin özlük hakları ile ilgili yazışmaların, tahakkuk işlerinin ve demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yıl sonunda döküm hazırlar.
6. 8.Kurum içi ve dışı bildiri, genelge vb. duyuruların ve bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.
7. 9.Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir.
8. 10.Başkanın ve müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini, arşivlenmesini ve sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

3. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

KORUMA VE ŞOFÖRLERİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 14- Belediye Başkanının şehir içi - şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.

HİZMETLİLERİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 15-

1. 1.Belediye Başkanı, Başkanlık misafirleri ve Özel Kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramından sorumludur.
2. 2.Başkanlık Makamı ile Özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

 

GÖREVİN PLANLANMASI

MADDE 16- Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ

MADDE 17- Müdürlükte görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

 

MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ

MADDE 18-

1. a)Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.
2. b)Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
3. c)Müdür evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4. d)Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda, görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5. e)Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

DİĞER KURUM VE KURULMUŞLARLA İŞBİRLİĞİ

MADDE 19-

1. 1.Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür.
2. 2.Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Kaymakamlık, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

GELEN GİDEN EVRAKLA YAPILACAK İŞLEMLER

MADDE 20- Gelen ve giden evrakların kayıt ve havale işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdür evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

ARŞİVLEME VE DOSYALAMA

MADDE 21-

1. 1.Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
2. 2.İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
3. 3.Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

 

DENETİM, PERSONEL DİSİPLİN HÜKÜMLERİ

MADDE 22-

1. 1.Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2. 2.Müdür 1.Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
3. 3.Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

MADDE 23-

1. 1.Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
2. 2.Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELİK

MADDE 24- Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 07/06/2012 tarih ve 2012-12/128 sayılı meclis kararı ile kabul edilip yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

YÖNETMELİKTE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER

MADDE 25- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

YÜRÜRLÜK

MADDE 26- Bu yönetmelik hükümleri Karadeniz Ereğli Belediye Meclis Kararının ilanından sonra yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 27- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

KDZ.EREĞLİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI TABLOSU

 

SIRA  NO	HİZMETİN ADI	BAŞVURUDA İSTENİLEN BELGELER	HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ               (EN GEÇ )
1	Vatandaş talepleri (Yazılı)	Onaylı, havaleli dilekçe	15 Gün
2	Vatandaş talepleri (Telefonla veya yüz yüze)	Telefonla veya yüz yüze görüşmeler yapılıp ilgili birime yönlendirilir	5 – 10 Dakika
3	Vatandaş Talepleri (e-mail)	1) e-mail yoluyla yazışmalar yapılır. 2) Gelen e-mailler ilgili birimlere yönlendirilir ve vatandaşa cevap verilmesi sağlanır	7 Gün
4	Vatandaşlarımızdan Başkan ve Başkan Yardımcılarımıza gelen randevu taleplerinin değerlendirilmesi	Vatandaşlarımızdan Başkan ve Başkan Yardımcılarımıza gelen randevu taleplerinin değerlendirilmesi	7 Gün
5	Temsil ve Ağırlama Hizmeti yapmak	Protokol kurallarına uygun ağırlama, karşılama ve uğurlama yapılması Makamda ikramda bulunmak	Program Süresince
6	Temsil Ağırlama, Tören Giderleri bütçesini kullanmak	Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde istenen belgeleri tamamlamak	1 Gün
7	Resmi Yazışmaları Yürütmek	Resmi yazının aslı İmzalarının tamamlanması Elektronik ortamda kayıt işlemlerinin yapılması İlgili Birime veya Kuruma Gönderilmesi	1 Gün
8	Başkanlık özel yazışmalarının yapılması	Uygun formata göre yazışmanın yapılması	1 Gün
9	Telgraf, Kutlama, Tebrik, mesajlarının yazılması ve Çelenk gönderilmesi	Gelen Davetiye, Toplantı Programı	Aynı Gün

 

 Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenilmesi veya başvuru eksiksiz belge ile yapıldığı halde, hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz.

 

İlk Müracaat Yeri	:	Özel Kalem  Müdürlüğü	İlk Müracaat Yeri	:	Belediye Başkanı
İsim	:	Faruk DENİZ	İsim	:	Halil POSBIYIK
Unvan	:	Özel Kalem Müdürü	Unvan	:	Belediye Başkanı
Adres	:	Murtaza Mah. Hasan Arslan Sokak No:39	Adres	:	Murtaza Mah. Hasan Arslan Sokak No:39
Tel	:	0372 333 11 41	Tel	:	0372 333 11 67
Faks	:		Faks	:
e-posta	:	farukdeniz@kdzeregli.bel.tr	e-posta	:	halilposbiyik@kdzeregli.bel.tr